La digitalización actualmente es un paso necesario para que las empresas puedan seguir desarrollándose competitivamente dentro de sus respectivas industrias, pero al mismo tiempo esta transformación sigue significando un gran reto para estas.
El uso de las nuevas tecnologías para la innovación se ha convertido en Perú en un proceso sumamente necesario para las pequeñas, medianas y grandes empresas, esto debido a que aquellas que se nieguen a digitalizarse corren un gran riesgo de quedar rezagadas en comparación con su competencia.
Hoy en día, estos nuevos procesos ya no son solo para las grandes empresas, pues poco a poco las pymes se han percatado de los beneficios que brindan las nuevas tecnologías, lo cual es sumamente relevante si tomamos en cuenta que el 99% de las empresas del país son pymes, esto de acuerdo a el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).
Por ejemplo, una tienda de ropa puede digitalizar su catálogo y poder difundirlo a miles de personas por medio de internet, ampliando su mercado y aumentando sus ventas al brindar un mejor servicio a las personas, por esta razón podemos darnos cuenta de que cada tipo de negocio puede aplicar la tecnología para disfrutar de diversos beneficios, pues dependiendo de cada complejidad que se tenga, existen y seguirán surgiendo herramientas nuevas que ayuden a simplificar los procesos.
¿Cómo hacer el proceso de digitalización?
Se puede comenzar con los pasos más fáciles, que son el pasar todos o casi todos los archivos que están en papel a digital, lo cual se puede aplicar generalmente en todas las áreas y significa un gran ahorro de espacio, dinero y papel.
Posteriormente se deben de analizar las áreas en donde es más urgente el uso de la tecnología, como lo son el área de finanzas y contabilidad, claro que esto dependerá del tamaño y del giro de la empresa.
Una vez que se tengan identificadas las áreas por donde se comenzará a aplicar el proceso de digitalización, lo siguiente que se debe de tomar en cuenta es asegurarse de contar con los medios para tener una conectividad adecuada para poder accesar correctamente al mundo del internet.
El siguiente paso es buscar proveedores de software para las áreas seleccionadas, que, en el caso de contabilidad y finanzas, uno de los primero pasos es la implementación de la Facturación Electrónica, el cual proporciona muchos beneficios, como ahorro, simplificación de procesos, seguridad, apoyo al medio ambiente y rapidez. Además, no solo permite emitir y recibir facturas de manera fácil, sino que también se pueden controlar otros archivos como órdenes de compra y recibos de mercancía.
Para elegir a un proveedor de factura electrónica es necesario asegurarse de que cumpla con los requisitos de la SUNAT para evitar sanciones y/o multas por parte de la autoridad.
Otro punto importante a considerar para implementar estos cambios es la ciber seguridad, pues se debe de investigar sobre las medidas y programas necesarios para evitar los hackeos del sistema y de esta manera proteger la información de la empresa, proveedores y clientes.
Una vez que se tienen seleccionados las áreas y los proveedores tecnológicos, es importante comenzar la capacitación de todo el personal involucrado para que se puedan implementar correctamente estas herramientas, así como realizar manuales para tener registrados los procesos a seguir.
Por último, se debe empezar la fase de la implementación, siguiendo los manuales realizados y sin olvidarse de realizar monitoreos constantes para identificar las áreas a mejorar y poder ir aplicando estas herramientas en toda la empresa.
